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Règlement et conditions de participation

Conférence WOODCHEM® – 6/7 décembre 2017 – Nancy

Dispositions générales

Les présentes conditions s’appliquent, sans restriction ni réserve, à tout participant désireux de s’inscrire à la conférence scientifique Woodchem® programmé les 6 et 7 décembre 2016 à Nancy, aussi nommé au sein des présentes « l’évènement ».

Le Pôle Fibres Energivie – association régie par la loi du 1er juillet 1901, dont le siège social est au 27 rue Philippe Seguin à 88000 EPINAL, inscrite au RCS d’Epinal sous le n° 485 092 274 est l’organisateur de l’événement.

Les présentes conditions sont contractuelles.

Le participant renonce à se prévaloir de tout document contradictoire et, notamment, ses propres conditions générales ou particulières.

Le Pôle Fibres Energivie se réserve la faculté de modifier ses conditions de participation à tout moment. Les conditions de participation applicables sont celles en vigueur à la date de l’inscription réalisée par le participant.

Inscription

  • Présentation

Les inscriptions se font en ligne sur www.woodchem.fr.

En s’inscrivant le participant accepte sans réserve le présent règlement et conditions de participation et y adhère de façon pleine et entière.

Chaque inscription est nominative.

Le pôle se réserve le droit de refuser une inscription si la capacité d’accueil à l’événement est atteinte.

Les inscriptions sont prises en compte, traitées et confirmées selon leur ordre d’arrivée.

Le participant s’engage à fournir des informations exactes, précises, actuelles et complètes.

Sur la base de ces informations, chaque participant aura accès à un compte d’utilisateur personnel pour consulter/modifier son inscription.

  • Délais d’inscription

Délai d’inscription à Woodchem® jusqu’au 7 décembre 2017

  • Confirmation d’inscription

Les confirmations d’inscription seront envoyées par e-mail à réception du paiement et du justificatif pour les étudiants. S’il manque l’un de ces éléments, vous recevrez votre demande d’inscription par email accompagnée de la facture pro-forma. Le Pôle se réserve le droit d’annuler une inscription au tarif « adhérent » ou « étudiant » si les critères d’éligibilité ne seraient pas remplis.

Frais de participation et conditions de paiement

  • Tarifs

Les tarifs sont indiqués en HT et TTC. La TVA française de 20 % s’applique.

  • « Conf. + dîner (adhérents) » :  Adhérent du Pôle Fibres-Energivie ou clusters partenaires: 366,67 € H.T. / 440 € T.T.C  Les clusters partenaires sont : IAR, XYLOFUTUR et CosmeticValley
  • « Conf. seule (adhérents) » Pôle Fibres-Energivie ou clusters partenaires : 300,00 € H.T. / 360,00 € T.T.C  Les clusters partenaires sont : IAR, XYLOFUTUR et CosmeticValley
  • « Conférence + dîner » du 26 juin au 15 septembre 2017 : 391,67 € H.T. / 470 € T.T.C
  • « Conférence seule » du 26 juin au 15 septembre 2017: 325,00 € H.T. / 390,00 € T.T.C
  • « Etudiants » : 162,50 € HT / 195 € T.T.C
  • « Conférence + dîner » du 15 septembre au 6 décembre 2017: 416,67 € HT / 500 € T.T.C
  • « Conférence seule» du 15 septembre au 7 décembre 2017: 350 € HT / 420 € T.T.C Les clusters partenaires sont : IAR, XYLOFUTUR et CosmeticValley.
  • Étudiant : 162,50 € HT / 195 € T.T.C
  • Soirée de Gala (6 décembre au soir) : 66,67 € HT / 80 € T.T.C

Ces tarifs comprennent l’accès au colloque WOODCHEM®  les 6 et 7 décembre 2017, comprenant :

  • Conférences des deux jours
  • Expositions des posters
  • Cocktails déjeunatoires et pauses

Le choix du tarif par le participant sur le formulaire d’inscription en ligne sera validé par le Pôle Fibres-Energivie.

  • Tarifs spéciaux
  • Etudiant

Les personnes ayant choisi le tarif étudiant devront présenter leur carte d’étudiant à l’entrée de la manifestation. L’organisateur se réserve le droit de ne pas autoriser l’entrée sans la présentation de ce document.

  • Adhérent du Pôle ou adhérent des clusters partenaires

Pour bénéficier de ce tarif, vous devez être à jour du paiement de votre cotisation lors de votre inscription.

Les personnes en capacité de bénéficier du tarif adhérent sont les salariés des organismes adhérents ou les membres de leurs organes de gouvernance. Le fait d’être adhérent à un organisme lui-même adhérent à l’un des réseaux organisateurs de WOODCHEM®, ne peut faire bénéficier de ce tarif d’inscription.

Facturation

Pour les paiements par virement ou par chèque, une facture pro-forma pourrait être demandée et envoyée par email après l’inscription. Elle reprendra le détail de la commande et le montant à verser au Pôle Fibres-Energivie. Une facture sera envoyée par mail à la réception du paiement.

Une facture acquittée sera générée et envoyée par email si le paiement est effectué en ligne à l’inscription.

  • Paiement

Le paiement est possible par :

  • Carte bancaire en ligne. Carte acceptées pour le paiement en ligne : VISA, Eurocard et Mastercard
  • Virement bancaire

Banque Populaire Alsace Lorraine Champagne

Code IBAN :       FR76 1470 7501 8070 2115 7027 207

BIC :                   CCBPFRPPMTZ

RIB :                   14707 50180 70211570272 07

Lors du virement, merci d’indiquer : le nom de l’événement WOODCHEM® 2017 , le(les) personne(s) concernée(s) ou donner la référence de la facture pro-forma.

  • Chèque : à l’ordre du Pôle Fibres-Energivie. Joindre la facture pro-format à l’envoi du règlement par chèque à l’adresse suivante :

Pôle Fibres-Energivie

6 rue Oberlin

67000 Strasbourg

Désistement et annulation par le participant

Toute demande d’annulation d’inscription doit être envoyée par email à contact@woodchem.fr.

Les demandes d’annulation devront être formulées par ce biais 14 jours avant la date de l’événement et donneront lieu à un remboursement. 50 € TTC seront cependant conservés par l’organisateur au titre des frais administratifs. Passé ce délai, les frais de participation resteront définitivement acquis au Pôle Fibres-Energivie.

 

Annulation par les organisateurs

Les organisateurs des évènements se réservent, chacun pour sa partie,  le droit d’annuler ou de reporter tout ou partie de la manifestation dès lors que son organisation devient impossible ou si le nombre minimum de participants requis n’est pas atteint.

Dans ce cas, les participants seront prévenus et les sommes encaissées par Le Pôle Fibres-Energivie feront l’objet d’un remboursement en totalité. Les organisateurs n’engagent pas leur responsabilité et toute revendication de la part du participant, en particulier la perception de dommages et intérêts sous quelque forme que ce soit est exclue.

Responsabilité

Les organisateurs des évènements ne peuvent être tenus pour responsables :

  • des informations communiquées par les participants
  • dans le cas d’un accident engageant la responsabilité du participant ou d’autres incidents comme le bris, la perte ou le vol.

Protection des données

Conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi n°2004-801 du 6 août 2004 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, Pôle Fibres-Energivie a procédé auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) à la déclaration préalable du traitement qu’elle opère sur les données personnelles.

Conformément à la loi « Informatique et Liberté » du 6 janvier 1978, vous disposez d’un droit permanent d’opposition, d’accès, de rectification et de suppression de l’ensemble des données collectées vous concernant. Pour l’exercer, vous pouvez envoyer un courrier électronique à contact@woodchem.fr ou un courrier postal à l’adresse :

Pôle Fibres-Energivie

6 rue Oberlin

67000 Strasbourg

FRANCE

Toute demande devra être accompagnée d’un justificatif d’identité.

Pour toute information complémentaire sur vos droits, vous pouvez consulter le site Internet de la CNIL.

Les données ne sont collectées que dans le but de procéder à l’établissement du profil du participant devant permettre la mise en relation avec un partenaire potentiel.

Vous vous engagez à ce que les données personnelles vous concernant soient exactes, complètes et non équivoques.

Elles sont obligatoires en vue du traitement des demandes d’inscription et le participant est informé de ce que le refus de fournir ces données obligatoires a pour conséquence l’impossibilité de déterminer si le participant correspond au profil requis pour la manifestation et par suite, le refus de son inscription.

Les données collectées par Pôle Fibre-Energivie sont traitées conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi n°2004-801 du 6 août 2004 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Dans le respect des dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, Pôle Fibre-Energivie se réserve le droit de transmettre tout ou partie des données personnelles concernant les participants aux partenaires et autres participants, cela à fin d’organisation du colloque et du suivi des organisateurs.

Tout usage de données personnelles autre que celui indiqué ci-dessus devra faire l’objet d’un consentement individuel, préalable et explicite de la part des participants.

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, Pôle Fibre-Energivie se réserve le droit de transmettre les données personnelles vous concernant, soit pour respecter une obligation légale, soit en application d’une décision judiciaire, administrative, ou d’une autorité administrative indépendante (comme par exemple la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, Pôle Fibre-Energivie s’engage à prendre toutes précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, pour préserver la sécurité des données personnelles vous concernant et, notamment, empêcher que vos données personnelles ne soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Litiges

La relation juridique, établie par le présent règlement de participation, entre les participants et les organisateurs relève du droit français. La langue pour tout litige est le français.

Les parties rechercheront en priorité une solution amiable, conformément au règlement de la Plate- forme de médiation et d’arbitrage Alsace. En cas d’échec, les tribunaux de Strasbourg seront seuls compétents.

Contacts

Organisateur du colloque

Pôle Fibres-Energivie

6 rue Oberlin

67000 Strasbourg

contact@woodchem.fr

03 70 29 98 00

 

Rules and terms and conditions of attendance

Woodchem® conference – 6-7 December 2017 – Nancy

General Provisions

These terms and conditions apply unreservedly and without restriction to any participants wishing to register for the international conference WOODCHEM® 2017 due to take place on 6-7 December 2017 in Nancy, referred to herein as ‘the event’.

Le Pôle Fibres Energivie – an association under the law of 1 July 1901, having its headquarters at 27 rue Philippe Seguin, 88000, EPINAL, entered in the Epinal register under number ° 485 092 274 is the event organiser.

These terms and conditions are contractually binding.

These terms and conditions supersede any other document and, in particular, the participant’s own general or specific terms and conditions.

Le Pôle Fibres Energivie reserves the right to amend its terms and conditions of attendance at any time. The applicable terms and conditions are those in effect on the date of registration by the participant.

Registration

  • Presentation

Registration is online on www.woodchem.fr

In registering, the participant unreservedly accepts and agrees to these rules and terms and conditions of attendance in full.

All registrations are nominative.

Le pôle reserves the right to reject a registration if the event has reached full capacity.

Registrations are taken into account, processed and confirmed according to their order of arrival.

The participant undertakes to supply information that is true, accurate, current and complete.

On the basis of this information, each participant will have access to a personal user account to consult/amend their registration.

  • Registration deadlines

Woodchem®: 7 December 2017

  • Registration confirmation

Registration confirmations will be sent by email upon receipt of payment. If either of these are missing, you will receive your registration request by email along with the pro-forma invoice. Le Pôle reserves the right to cancel a registration at the ‘member’ or ‘student’ rate if the eligibility criteria are not met.

Subscription fee and terms and conditions of payment

  • Rates

Rates are given exclusive and inclusive of tax. French VAT at 20% applies.

For foreign businesses, this VAT rate is applicable if they do not enter an EU VAT number on the registration form.

  • « Conf. + dinner (cluster members) » : Pôle Fibres-Energivie or partner cluster member: 366,67 € excluding VAT / 440 € including VAT Partner clusters are: IAR, XYLOFUTUR and CosmeticValley.
  • « Conf. only (cluster members) » Pôle Fibres-Energivie or partner cluster member: 300,00 € excluding VAT / 360,00 € including VAT Partner clusters are: IAR, XYLOFUTUR and CosmeticValley.
  • « Conference + dinner » from 26 June to 15 September 2017 : 391,67 € excluding VAT / 470 € including VAT
  • « Conference only » from 26 June to 15 September 2017 : 325,00 € excluding VAT / 390,00 € including VAT
  • « Students » : 162,50 € excluding VAT / 195 € including VAT
  • « Conference + dinner » from 15 September 2017 to 6 December 2017: 416,67 € excluding VAT / 500 € including VAT
  • « Conference only » from 15 September 2017 to 7 December 2017: 350 € excluding VAT / 420 € including VAT

These rates include access to the WOODCHEM® conference on 6-7 November 2017 including:

Two-day conference

– Poster display

– Buffet lunches and breaks

The rate chosen by the participant on the online registration form will be approved by Pôle Fibres-Energivie. 

Special rates

  • Student

Student having chosen this status, will have to present their student card at the entrance of the event. The organization may refuse the entrance if this condition is not fulfilled.

  • Pôle or partner cluster member

To benefit from this rate, you must be up to date with your subscription at the time of registration.

Those able to benefit from the members’ rate are employees of the member organisations or members of their governing bodies. Membership of a body which is itself a member of one of the Woodchem® organising networks, does not entitle the individual in question to this registration rate.

  • Invoicing

For payment by check or bank transfer, a pro forma invoice can be asked and sent by email after registration.  It will include a breakdown of the order and the amount payable to Pôle Fibres-Energivie.

An invoice will send be sent after the payment has been received.

An invoice marked as paid will be issued and sent by email if the payment is made online at the time of registration.

  • Payment

Payment may be made by:

  • Bank card online The following cards are accepted for online payment: VISA, Eurocard and Mastercard
  • Bank transfer

Banque Populaire Alsace Lorraine Champagne

IBAN number:       FR76 1470 7501 8070 2115 7027 207

BIC:                       CCBPFRPPMTZ

Bank details:         14707 50180 70211570272 07

When making the transfer please state the name of the event Woodchem®, the names of attendees or give the reference on the pro forma invoice.

  • Check to Pôle Fibres-Energivie. By printing the pro forma invoice available on the screen and by attaching it when sending the check to the following address:

Pôle Fibres-Energivie

6 rue Oberlin

67000 Strasbourg

FRANCE

Withdrawal or cancellation by the participant

Any request to cancel the registration must be sent by email to contact@woodchem.fr.

Cancellation requests must be made in this way 14 days prior to the event date and shall give rise to a refund. €50 including tax will, however, be retained by the organiser to cover administrative costs. Beyond this date, Pôle Fibres-Energivie shall retain all registration fees.

Cancellation by the organisers

The organisers of events each reserve the right to cancel or postpone all or any of the event in circumstances where it becomes impossible to organise or if the minimum number of participants required is not reached.

In this case, participants shall be notified and any sums collected by Le Pôle Fibres-Energivie shall be refunded in full. Organisers shall not be held liable and the participant shall make no claims, in particular for damages, in any form.

Liability

The organisers of the events may not be held liable:

  • for information communicated by participants
  • in the event of an accident for which the participant is liable or any other incidents such as breakages, loss or theft.

 

Data protection

In accordance with the provisions of the French Data Protection Act of 6 January 1978 (loi n°78-17), amended by that of 6 August 2004 (loi n°2004-801 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés) Pôle Fibre-Energivie has made a prior declaration for the processing of personal data to the French data protection authority (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés – CNIL).

In accordance with the French Data Protection Act of 6 January 1978 (loi ‘Informatique et Liberté), you are entitled to oppose, access, amend or remove all of your personal data at any time. In order to exercise this right, you may send an email to contact@woodchem.fr or a letter by post to:

Pôle Fibres-Energivie

6 rue Oberlin

67000 Strasbourg, France

FRANCE

Proof of identity must be included with any request.

For any additional information on your rights, you may consult the CNIL website.

Data are only collected with the aim of establishing a participant profile to match with a potential partner.

You hereby commit to providing accurate, complete and unambiguous personal data.

Such data are required for the processing of registration requests and the participant is hereby notified that refusal to provide these required data shall mean that it impossible to determine whether the participant’s profile is suitable for the event and, as such, shall result in their registration being rejected.

Data collected by Pôle Fibre-Energivie are processed in accordance with the provisions of the French Data Protection Act of 6 January 1978 as amended by that of 6 August 2004 (loi n°78-17 /  loi °2004-801 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés).

In accordance with the provisions of the French Data Protection Act of 6 January 1978 (loi n°78-17) Pôle Fibre-Energivie reserves the right to share any or all of the participants’ personal data with partners and other, for the purposes of organising the conference and monitoring by the organisers.

Any use of personal data other than that stated above must be explicitly consented to in advance by each participant on an individual basis.

In accordance with the French Data Protection Act of 6 January 1979 (loi n°78-17), Pôle Fibre-Energivie reserves the right to share your personal data either to meet a legal obligation or in accordance with a ruling by the courts, administration or an independent administrative body (such as, for example, the French Data Protection Authority, the Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).

In accordance with the French Data Protection Act of 6 January 1978 (loi n°78-17), Pôle Fibre-Energivie undertakes to take any necessary precautions in keeping with the nature of the data and risks of processing, to ensure the security of your personal data and, in particular, to prevent your personal data from being distorted, damaged or third parties from having access to it.

Disputes

The legal relationship established by these rules between participants and organisers, is subject to French law. In the event of a dispute the French version shall prevail.

Parties shall first endeavour to reach an amicable solution, in accordance with the rules of the Alsace Médiation arbitration platform. Should this fail, jurisdiction shall lie with the Strasbourg courts only.

Contacts

Conference organiser

Pôle Fibres-Energivie

6 rue Oberlin

67000 Strasbourg, France

contact@woodchem.fr

00 33 (0)3 70 29 98 00